חיבור תוכנת הנהלת החשבונות לרשות המסים - מדריך לחברות, שותפויות ועמותות

מאז השקת מודל חשבוניות ישראל, חשבונית מס שסכומה עולה על התקרה הקבועה בחוק מחייבת מספר הקצאה שמנפיקה רשות המסים. ללא מספר הקצאה, הלקוח שקיבל את החשבונית לא יוכל לנכות ממנה את מס התשומות מה שעלול לפגוע בזרם המזומנים שלו ולהוביל לחיכוכים מיותרים בין ספקים ולקוחות. עבור עוסקים יחידים, החיבור פשוט יחסית. אך חברות, שותפויות ועמותות נדרשות לעבור תהליך מובנה יותר, הכולל מינוי מורשה-על לפני כל פעולה אחרת.

התקרות הקבועות בחוק

חשוב להבין שהתקרות יורדות בהדרגה, ומה שהיום נוגע רק לחשבוניות גדולות — מחר יחול על עסקאות יומיומיות רבות. כל עסק שטרם חיבר את תוכנת הנהלת החשבונות שלו למערכת, חשוף לכך שחשבוניות שיפיק לא יוכרו אצל לקוחותיו.

• 2025: תקרה של 20,000 ₪ לפני מע"מ חשבונית מעל סכום זה מחייבת מספר הקצאה
• מ-1.1.2026: התקרה יורדת ל-10,000 ₪ לפני מע"מ
• מ-1.6.2026: התקרה יורדת ל-5,000 ₪ לפני מע"מ

למי מיועד מדריך זה?: לחברות, שותפויות ועמותות המעוניינות לחבר את תוכנת הנהלת החשבונות שלהן לשירות חשבוניות ישראל, כך שמספרי ההקצאה יתקבלו אוטומטית בעת הפקת חשבוניות ללא צורך בהפקה ידנית לכל חשבונית.

מדרג ההרשאות בתאגיד

מושגים שחייבים להכיר לפני שמתחילים

בשונה מעוסק יחיד, מערכת רשות המסים אינה מאפשרת לתאגיד להתחבר ישירות — שכן היא צריכה לדעת מי מוסמך לפעול בשמו. לכן הוגדר מדרג הרשאות ברור:

• מורשה-על - בעל הדרגה הגבוהה ביותר. יכול לפעול בעצמו מול רשות המסים, להסמיך אחרים, ולהעניק הרשאה לתוכנת הנהלת החשבונות. זהו התפקיד שיש למנות ראשון.
• מורשה - מי שהוסמך על ידי מורשה-העל; יכול לפעול ולהסמיך אחרים אך רק בנושאים שבהם קיבל הרשאה.
• משתמש - מי שהוסמך על ידי מורשה-העל או מורשה; יכול לפעול בשם התאגיד רק בנושאים הספציפיים שהוגדרו לו.

לצורך חיבור תוכנת הנהלת חשבונות לקבלת מספרי הקצאה, נדרש שמורשה-העל או מורשה שהוסמך לכך על ידו יעניק את ההרשאה הרלוונטית לתוכנה או לחברה שמפעילה אותה.

שלב 1: רישום פרטי התאגיד ואימות אמצעי התקשרות

הצעד הראשון הוא כניסה לאזור האישי באתר רשות המסים, בחירה באפשרות 'רישום פרטי תאגיד', הקלדת מספר התאגיד (ח.פ. / ח.צ.), ואימות פרטי ההתקשרות מספר טלפון וכתובת דוא"ל. בסיום יש לחתום על ההצהרה המופיעה במסך האחרון. אם התאגיד טרם נרשם לשירותים הדיגיטליים של רשות המסים, יש לבצע רישום וזיהוי חד-פעמי מראש.

שלב 2: מינוי מורשה-על לתאגיד

מורשה-על יכול להיות בעל מניות, דירקטור בחברה, שותף בשותפות, או מורשה חתימה בעמותה. חברת יחיד (בעל מניות יחיד) יכולה לדלג על שלב זה ולהמשיך ישירות לחיבור התוכנה. לחברה עם שני בעלי מניות ומעלה נדרש אישור עורך דין.

קישור להזדהות באתר רשות המסים

מי שבעל מניות יחיד יכול לדלג על שלב מספר 2 !!!

⚠️ כאשר מורשה-העל אינו בעל תפקיד רשמי בתאגיד: אם ממנים כמורשה-על אדם שאינו דירקטור, שותף או מורשה חתימה למשל, סמנכ"ל כספים נדרשים שני אישורים נוספים: אישור עורך דין למינוי, ולאחר מכן אישור המייצג הרשום של התאגיד בפורטל המייצגים. ללא שני האישורים הללו, הרישום לא יושלם.

שלב 3: הגדרת משתמשים נוספים (אופציונלי)

לאחר שהמינוי אושר, מורשה-העל נכנס לאזור האישי שלו באתר רשות המסים ולוחץ על האריח 'הרשאה לפעולות דיגיטליות'. במסך שנפתח יוצג תיעוד ההרשאות הקיימות, ולחיצה על 'הוספת הרשאה +' פותחת הרשאה חדשה. מי שאינו מתכוון להעניק הרשאות לאנשים נוספים - יכול לדלג על שלב זה ולעבור ישירות לחיבור התוכנה.

כאשר מורשה-העל נרשם ללא תפקיד פורמלי בתאגיד (כגון סמנכ"ל כספים), נדרש שלב נוסף - אישור המייצג הרשום של התאגיד, המאשר את הרישום מתוך פורטל המייצגים:

במסך שנפתח, יוצג עבור מורשה-העל תיעוד ההרשאות הקיימות, ולחיצה על "הוספת הרשאה +" פותחת הרשאה חדשה:

חשוב לדעת: מורשה-העל יכול להעניק הרשאה לתקופה של עד שנה, ויכול לבטל הרשאה בכל עת במהלך התקופה.

שלב 4: הענקת הרשאה לתוכנת הנהלת החשבונות

זהו השלב המרכזי לצורך החיבור האוטומטי. במסך 'למי לתת הרשאה' מזינים את מספר הזהות או מספר התאגיד של מקבל ההרשאה ניתן להעניק הרשאה ישירות לתאגיד של ספק התוכנה (חברת תוכנת הנהלת החשבונות). לאחר מכן בוחרים מתוך הרשימה את השירות המתאים: 'בקשת מספר הקצאה לחשבונית מס / חשבוניות ישראל'.

💡 נקודה חשובה לגבי תוקף ההרשאה: הרשאה לתוכנת הנהלת חשבונות תקפה לתקופה של שלושה חודשים בלבד. לאחר מכן, התוכנה תציג הודעה שנדרש לאשר מחדש את הגישה. מומלץ לרשום תזכורת ביומן כדי לא להיתפס לא מוכנים - עצירה לא מתוכננת של החיבור האוטומטי עלולה לגרום לעיכובים בהפקת חשבוניות.

כאשר ההרשאה ניתנת לתאגיד (ספק התוכנה), אותו תאגיד יכול להסמיך את מי מעובדיו באמצעות 'הרשאה לעובד בתאגיד לפעול בשם התאגיד'. מקבל ההרשאה — ספק התוכנה או העובד — צריך לאשר את קבלתה במערכת המקבילה שלו כדי שהחיבור ייכנס לתוקף.

חלופה: הפקה ידנית של מספר הקצאה

מי שאינו מחבר תוכנה יכול להפיק מספר הקצאה באופן ידני לכל חשבונית, דרך כפתור 'בקשת מספר הקצאה' בפורטל חשבוניות ישראל. הפעולה זמינה למורשה-העל, למורשה, ולמשתמש שקיבל הרשאה מתאימה. במסך הבקשה ממלאים את פרטי החשבונית: מספר אסמכתה, מספר עוסק של הלקוח, תאריך, וסכום העסקה לפני מע"מ וסכום המע"מ. עם ירידת התקרות בשנים הקרובות, הפקה ידנית לכל חשבונית עלולה להפוך לנטל משמעותי ולכן החיבור האוטומטי הוא הפתרון המומלץ לרוב העסקים.

במסך הבקשה ממלאים את פרטי החשבונית: מספר אסמכתה, מספר עוסק של הלקוח, תאריך, וסכום העסקה לפני מע"מ וסכום המע"מ:

ניהול, ביטול וחידוש הרשאות מה חשוב לדעת

• מורשה-העל יכול לצפות, לבטל או להאריך את תוקפן של כל ההרשאות שניתנו בתאגיד.
• מורשה יכול לצפות רק בהרשאות שבנושאים שהוסמך להם, ולבטל/להאריך הרשאות שהוא עצמו העניק למשתמשים.
• לא ניתן להאריך תוקף של הרשאה שכבר בוטלה יש להעניק הרשאה חדשה מאפס.
• אם בוטל מינוי מורשה-העל מכל סיבה שהיא, כל ההרשאות שהוא נתן נשארות בתוקף עד לביטולן או עד לפקיעתן לפי המוקדם.

נקודות כשל נפוצות וכיצד להימנע מהן

בניסיון לחבר תוכנות הנהלת חשבונות לתאגידים, נתקלים שוב ושוב באותן טעויות. הכרתן מראש חוסכת זמן יקר:

• ניסיון לחבר תוכנה לפני מינוי מורשה-על - הפעולה תיכשל. אין קיצורי דרך בשלב זה.
• מינוי מורשה-על שאינו דירקטור/שותף/מורשה חתימה ללא אישור עו"ד ואישור מייצג - הרישום לא יושלם.
• מתן הרשאה עם מספר תאגיד שגוי בעת הרישום בתוכנה - החיבור לא יעבוד, ולעיתים הטעות מתגלה רק כשמנסים להפיק חשבונית.
• שכחה לחדש הרשאה שפג תוקפה החיבור האוטומטי נעצר, ולעיתים הדבר מתגלה רק כשלקוח מתלונן שלא קיבל מספר הקצאה.

💡 המלצה מעשית: מנו מורשה-על רזרבי: רכזו בבית העסק רשימה של כל ההרשאות שניתנו לתאגיד ותאריכי הפקיעה שלהן. בנוסף, מנו מורשה-על נוסף 'רזרבי' כדי שהתהליך לא ייתקע אם מורשה-העל הראשי אינו זמין (חופשה, מחלה, עזיבת החברה).

מה עליכם לעשות עכשיו

מודל חשבוניות ישראל הוא שינוי מבני בדרך שבה מופקות חשבוניות מס בישראל, והתקרות יורדות בהדרגה. חברות ושותפויות שלא יחברו את תוכנת הנהלת החשבונות שלהן למערכת ייאלצו להפיק מספרי הקצאה ידנית לכל חשבונית, מה שעלול להפוך לנטל תפעולי כבד. הצעדים המעשיים הם ברורים: ודאו שהתאגיד רשום לשירותים הדיגיטליים, מנו מורשה-על, הענקת הרשאה לתוכנה ורישמו תזכורת לחידוש כל שלושה חודשים. אם אתם לא בטוחים כיצד לבצע את התהליך, או שמדובר בתאגיד עם מבנה בעלות מורכב הדורש אישור עורך דין מומלץ להיוועץ עם רואה חשבון לפני שמתחילים.