חיבור תוכנת הנהלת החשבונות לרשות המסים להפקת מספר הקצאה אוטומטי

מדריך לעוסק עצמאי

למי מיועד המדריך?

לעוסק מורשה שהוא (עצמאי), המעוניין לחבר את תוכנת הנהלת החשבונות שלו (חשבשבת, iCount, ריווחית, Green Invoice, פריוריטי ועוד) לשירות 'חשבוניות ישראל' של רשות המסים, כך שמספר ההקצאה יתקבל אוטומטית בעת הפקת החשבונית - ללא צורך בבקשה ידנית לכל חשבונית.

רקע: למה בכלל צריך מספר הקצאה?

במסגרת מודל 'חשבוניות ישראל', חשבונית מס שסכומה (לפני מע"מ) עולה על התקרה הקבועה בחוק, מחייבת מספר הקצאה - מספר שמנפיקה רשות המסים באופן מקוון לכל חשבונית כזו. בלי מספר הקצאה, הלקוח שקיבל את החשבונית לא יוכל לנכות ממנה את מס התשומות.

• 2025: תקרה של 20,000 ₪ לפני מע"מ.
• מ-1.1.2026: תקרה של 10,000 ₪ לפני מע"מ.
• מ-1.6.2026: תקרה של 5,000 ₪ לפני מע"מ.

ניתן לבקש מספר הקצאה בכל פעם ידנית באתר רשות המסים, אך הדרך היעילה - במיוחד ככל שהתקרה יורדת וכמות החשבוניות החייבות במספר הקצאה גדלה - היא לחבר את תוכנת ההנהלת חשבונות ישירות לרשות המסים, כך שהתוכנה תבקש ותקבל את מספר ההקצאה אוטומטית בזמן אמת, בלי שום פעולה נוספת שלכם.

איך זה עובד - שלושה שלבים

התהליך מתבצע באתר רשות המסים, במערכת 'הרשאה לפעולות דיגיטליות', ומורכב משלושה שלבים עיקריים: ודאו כי אתם רשומים לשירותים הדיגיטליים, מתן הרשאה לתוכנת הנהלת החשבונות (או לחברה שמפעילה אותה), ואישור סופי מול ספק התוכנה.

שלב 1: ודאו שאתם רשומים לשירותים הדיגיטליים של רשות המסים

כיחיד בעל אזרחות ישראלית מעל גיל 18, אתם מוגדרים אוטומטית כ'מורשה' במערכת ההרשאות - אין צורך במינוי מיוחד או באישור עורך דין, בשונה מתאגידים. אם טרם נרשמתם בעבר לשירותים הדיגיטליים של רשות המסים (לצורך קבלת קוד משתמש), יש לבצע רישום וזיהוי חד-פעמי באזור האישי באתר רשות המסים לפני תחילת התהליך.

שלב 2: הענקת הרשאה לתוכנת הנהלת החשבונות

במסך 'למי לתת הרשאה' מזינים את מספר הזהות או מספר התאגיד של מקבל ההרשאה:

• ניתן להעניק הרשאה ישירות לתאגיד של ספק התוכנה (למשל חברת תוכנת הנהלת חשבונות).
• בוחרים מתוך הרשימה את השירות המתאים (בקשת מספר הקצאה לחשבונית מס / חשבוניות ישראל).
• תוקף הרשאה ל- 3 חודשים, לאחר 3 חודשים התוכנה תקפיץ הודעה שנדרש לאשר שוב את הסיסמא.
• כאשר ההרשאה ניתנת לתאגיד, אותו תאגיד יכול להסמיך את מי מעובדיו באמצעות 'הרשאה לעובד בתאגיד לפעול בשם התאגיד'.
• מקבל ההרשאה (ספק התוכנה או עובד) צריך לאשר את קבלתה במערכת המקבילה שלו כדי שהחיבור ייכנס לתוקף.

מה אם אינכם מחברים תוכנה? הפקה ידנית של מספר הקצאה

מורשה-העל, מורשה או משתמש שקיבל הרשאה מתאימה יכולים להפיק מספר הקצאה באופן ידני לכל חשבונית, דרך כפתור 'בקשת מספר הקצאה' באותה מערכת.

במסך הבקשה ממלאים את פרטי החשבונית: מספר אסמכתה, מספר עוסק של הלקוח, תאריך, וסכום העסקה לפני מע"מ וסכום המע"מ.

ניהול, ביטול וחידוש הרשאות

• מורשה-העל יכול לצפות, לבטל או להאריך את תוקפן של כל ההרשאות שניתנו בתאגיד.
• מורשה יכול לצפות רק בהרשאות שבנושאים שהוסמך להם, ולבטל/להאריך הרשאות שהוא עצמו העניק למשתמשים.
• לא ניתן להאריך תוקף של הרשאה שכבר בוטלה - יש להעניק הרשאה חדשה.
• אם בוטל מינוי מורשה-העל מכל סיבה שהיא, כל ההרשאות שהוא נתן נשארות בתוקף עד לביטולן או עד לפקיעתן - לפי המוקדם.

נקודות כשל נפוצות שכדאי להימנע מהן

• ניסיון להעניק הרשאה לתוכנה לפני שמונה מורשה-על לתאגיד - הפעולה תיכשל.
• מינוי מורשה-על שאינו דירקטור/שותף/מורשה חתימה בלי אישור עו"ד ואישור מייצג - הרישום לא יושלם.
• מתן הרשאה עם מספר תאגיד שגוי בעת הרישום בתוכנה - החיבור לא יעבוד.
• שכחה לחדש הרשאה שפג תוקפה (מקסימום 3 חודשים) - החיבור האוטומטי נעצר.

רכזו בבית העסק רשימה של כל ההרשאות שניתנו לתאגיד ותאריכי הפקיעה שלהן, ומנו מורשה-על נוסף 'רזרבי' כדי שהתהליך לא ייתקע אם מורשה-העל הראשי לא זמין.

הוספת משתמשים נוספים לעסק

עסק המעוניין להוסיף משתמשים נוספים – השלב הזה רלוונטי בשבילך.

מורשה-העל נכנס למערכת 'הרשאה לפעולות דיגיטליות' לצורך הגדרת משתמשים נוספים. לאחר שהמינוי אושר, מורשה-העל נכנס לאזור האישי שלו באתר רשות המסים ולוחץ על האריח 'הרשאה לפעולות דיגיטליות'.

כאשר מורשה-העל נרשם ללא תפקיד פורמלי בתאגיד (כגון סמנכ"ל כספים), נדרש שלב נוסף - אישור המייצג הרשום של התאגיד, המאשר את הרישום מתוך פורטל המייצגים.

במסך שנפתח, יוצג עבור מורשה-העל תיעוד ההרשאות הקיימות, ולחיצה על 'הוספת הרשאה +' פותחת הרשאה חדשה.

מורשה-העל יכול להעניק הרשאה עד לתקופה של שנה, לאחר שנה ידרש להיכנס שוב ולהאריך את ההרשאה. מורשה-העל יכול גם לבטל הרשאה במהלך תקופה.